4 manieren om op de boekhoudkosten te besparen

Het voeren van een administratie is een noodzakelijk kwaad, althans zo is hoe vele ondernemers binnen het MKB er tegenaan kijken. Toch bevat de boekhouding een schat aan informatie die, wanneer op een juiste manier ingezet, kan zorg dragen voor extra inkomsten. De manier waarop een administratie wordt gevoerd kan bijdragen aan het besparen van kosten. Hierbij een 4-tal tips die daarbij helpen:

Tip 1: ga online samenwerken met uw administratie-, boekhoud- of accountantskantoor

Door online te gaan samenwerken met uw accountant creëert u een voedingsbodem voor potentiële besparingen. Doordat gegevens zoals facturen en bankafschriften digitaal met elkaar worden uitgewisseld is het handmatig verzamelen en versturen per post niet meer nodig. De kans op het maken van fouten wordt sterk gereduceerd omdat handmatige invoer tot een minimum wordt beperkt. Op verschillende plekken kunt u kantoren vinden waarbij het mogelijk is om online samen te werken waaronder hier.

Tip 2: ga online factureren

Uit de Nationale Boekhoud Enquête van 2010 bleek dat bijna 50% van de MKB-ers met 1 tot 50 werknemers de verkoopfacturen aanmaken in een Office pakket zoals Word en Excel. In veel gevallen worden deze facturen verstuurd naar de accountant die deze gaat overtypen voor de administratie. Door online te gaan factureren worden deze direct via de webbrowser binnen de administratie aangemaakt. In plaats van het openen van Word of Excel opent u nu het online boekhoudprogramma en stelt u op een efficiënte manier de factuur op in de eigen huisstijl. Debiteur gegevens hoeft u niet telkens opnieuw in te voeren net zoals de producten en diensten die u levert. Met een druk op de knop wordt de factuur aangemaakt en wordt deze afgedrukt of direct electronisch verstuurd. De accountant, die online in dezelfde administratie werkt, ontvangt de factuur automatisch en hoeft deze niet meer over te typen. Bijkomend voordeel is dat aanmaningen en debiteurenlijsten automatisch worden aangemaakt. Hierin worden deelbetalingen die plaatsvinden tevens automatisch verwerkt.

Tip 3: koppel de boekhouding met uw bank

Wanneer u de boekhoudkoppeling met de bank activeert behoren bankafschriften tot het verleden. Deze worden namelijk op dagelijkse basis digitaal en automatisch ingelezen binnen de administratie. Wanneer u over een zelflerend online boekhoudprogramma beschikt, worden de bankafschriften automatisch verwerkt en ‘afgeletterd’ met uw verkoop- en inkoopfacturen. U bespaart tijd en kosten door het op deze manier verwerken van de bankafschriften. Zowel u als uw accountant zijn minder tijd kwijt met het vewerken van de bankafschriften. Bijkomend voordeel is dat u beter zicht heeft op uw actuele financiële stand van zaken. U heeft 24×7 inzage in de mate waarin u aan uw financiële verplichtingen zoals de BTW afdracht kunt voldoen. Meer informatie over de boekhoudkoppeling met ABN AMRO.

Tip 4: voer eenvoudige boekhoudtaken zelf uit

Het voeren van een boekhouding is een vak. Toch zijn er enkele taken die u eenvoudig zelf kunt uitvoeren. Een voorbeeld hiervan is het inboeken van de inkoopfacturen. Normaliter verzamelt u de inkoopfacturen en stuurt ze vervolgens op naar uw accountant. Die voert deze in binnen de administratie. Wanneer u deze taak zelf gaat uitvoeren bespaart dat de accountant tijd die hij weer kan besteden aan kwalitatieve ondersteuning voor uw onderneming. Een modern online boekhoudpakket beschikt over de mogelijkheid om dergelijke boekingen in concept voor de accountant klaar te zetten zodat hij ze alleen nog maar hoeft te controleren en te bevestigen. Een efficiënte manier van online samenwerken waarbij u tevens nauw betrokken blijft bij de uitgaven die worden gedaan.

Het volgen van de tips zoals beschreven legt voor u als ondernemer een basis om naast besparingen extra inkomsten te genereren door uw financiële situatie scherper te volgen en te monitoren. De kans op financiële verrassingen en tegenvallers worden hiermee beperkt plus u creëert voor u zelf een situatie waarin u snel kunt inspelen op de veranderende marktomstandigheden. Het nieuwe werken biedt tal van kansen en mogelijkheden, zelf in relatie tot uw boekhouding. In de volgende blog post zullen we dit aspect nader toelichten. Succes!

Auteur: Mark Appel, marketing manager Twinfield