“Heren”, mailde één van mijn collega’s vandaag, “kan ik vrijdag bij S2M werken, jullie zijn op kantoor…” S2M staat in dit geval voor Seats2Meet, een ontmoetingsplek voor ZZP’ers. Of eigenlijk ZP’ers, zoals ze zelf zeggen, “Zelfstandige Professionals”.

“Geen probleem”, reageerde ik gelijk. Zelf schuif ik regelmatig –hoewel, het laatste bezoek is ook alweer een half jaar geleden- aan bij Seats2Meet. Er zijn vestigingen door heel het land. Het idee is dat je waarde toevoegt door deel te nemen in netwerken. Je mag er gratis werken. Bak koffie, broodje, wifi: het is allemaal beschikbaar. Het enige wat van je wordt verwacht is dat je je sociale kapitaal inzet: laat weten dat je er bent, en laat ook weten met welke skills je waarde toevoegt aan het netwerk. Beetje reclame maken, positieve promotie, maar ook voor jezelf de kans op een groter netwerk.

Inmiddels is de formule uitgebreid. Je kunt –net als vroeger- een ruimte huren voor een vergadering, presentatie of bijeenkomst, maar ook op een mooie manier mensen ontmoeten en kennis delen. Hier ontstaat dus een waardenetwerk. Voor organisaties dus ook een mooie manier om met nieuwe ‘zelfstandige professionals’ in aanraking te komen. Wil je iemand ontmoeten en een besloten plek hebben voor overleg? Geen probleem, kwestie van reserveren. Via de website zie je wie er aanwezig zijn en ontdek je mogelijkheden om in gesprek te raken. Ik word zelf eigenlijk altijd enthousiast van dit soort plekken en mogelijkheden. De tijd dat we allemaal om acht uur op kantoor zaten en om vijf uur weer naar huis gingen ligt toch echt achter ons. Ook bij Twinfield merken we dat. Als ik kijk naar mijn eigen afdeling, marketing, zie ik dat de ene collega elke dag tussen half 8 en 8 binnenstapt, maar we hebben ook wat notoire laatkomers die tussen half 10 en 10 aanschuiven.

Erg? Helemaal niet. Er zijn genoeg momenten waarop we er wel allemaal zijn, en door deze manier van werken –organisch tot stand gekomen- is de bezetting van de afdeling veel beter. Er zijn vaker én langer marketeers beschikbaar. En werken we thuis, of op een samenwerklokatie zoals Seats2Meet, dan maken we gebruik van alle mogelijkheden om (online) samen te werken. Teambox helpt ons om –waar we ook zijn- samen aan projecten te werken. Materiaal is beschikbaar via Dropbox of gedeelde, veilige schijven en via sociale media blijven we op de hoogte van wat we doen. Overleggen? Skype! En ja, we hebben ook de mail en telefoon nog.

Is het mogelijk voor werknemers uit alle disciplines om op dit soort plaatsen te werken, elkaar te ontmoeten en meerwaarde te creëren? Ik denk het wel. Wanneer je voorzien bent van de juiste apparatuur (een goede laptop doet wonderen) en software kun je prima werken daar waar maar een internetverbinding beschikbaar is. Dat kan op kantoor, maar ook thuis, bij Seats2Meet of een andere samenwerkplek. De boekhouding is al in de cloud en dus overal en 24/7 beschikbaar. Dus, wat let u? Bekijk de buzz maar eens met de hashtag #s2m030 op Twitter!

Accountants, is het niet tijd om óók anders te gaan werken?

Tekst: Raymond Koning, online en social marketeer voor Twinfield International N.V.

Verbinden? Gebruik Twitter of LinkedIn.

Sinds de overname van Twinfield door Wolters Kluwer worden medewerkers van Twinfield regelmatig betrokken in projecten en werkgroepen binnen Wolters Kluwer. Omdat onze aanpak op het gebied van social media best succesvol is worden we regelmatig gevraagd om hierop een toelichting te geven. En dat doen we graag. Zo spreken we regelmatig ondernemers en medewerkers van accountancy- en administratiekantoren om ze te inspireren met onze blik op marketing en social media. Uiteraard is men binnen Wolters Kluwer ook bezig met de visie op sociale media, vandaar het Social Media Marketing Initiative. “Intrigerende titel voor een event”, dacht ik een paar maanden geleden, toen de uitnodiging voor deze meeting in de digitale mailbox plofte.

Een paar maanden daarvoor sprak ik al met de collega’s van Wolters Kluwer die de werkgroep over social media startten. In een sessie in Hoevelaken heb ik geprobeerd uit te leggen hoe Twinfield sociale media gebruikt. Niet alleen als leadgenerator, of als ‘verkooptool’: eigenlijk allesbehalve dat. We vinden het belangrijk om te luisteren, om gesprekken aan te gaan en om daadwerkelijk in contact te zijn met anderen. Of dat nou klanten zijn of niet. Gek genoeg vinden veel mensen –of bedrijven- dat opmerkelijk.

Tijdens mijn presentatie in München voor een groep van Wolters Kluwer collega’s uit Engeland, Zweden, Spanje, België, Duitsland en natuurlijk ook Nederland bleek dat onze aanpak verre van conventioneel is. Collega’s zijn zeer nieuwsgierig naar do’s en don’ts, en erg leergierig: wat zijn mooie praktijkvoorbeelden waar we van kunnen leren. Nou, die voorbeelden zijn er genoeg. KLM doet in Nederland prachtig werk waar we soms ademloos naar staan te kijken. Denk maar aan de KLM Surprise actie, of Tile & Inspire. Allemaal mooie voorbeelden die aantonen dat sociale media echt kunnen werken. Ook leuk: de Fanwagen van Volkswagen. En veel waardering voor de video van Twinfields’ André Kwakernaat en zijn visie op accountancy in 2014. Ook deze video is veel gedeeld online.

Wat mij vooral ook opviel is dat er serieuze verschillen zijn tussen de Europese landen. En niet alleen tussen Noord- en Zuid-Europa, maar ook tussen Nederland en België. Of België en Duitsland. Landen die op een steenworp afstand van elkaar liggen, maar totaal anders denken over het delen van informatie en het doel van deelnemen aan sociale netwerken. Zo gebruikt in Duitsland nagenoeg niemand het (business)netwerk LinkedIn. In Duitsland is Xing het netwerk waar men massaal gebruik van maakt. In veel landen is het bijna not done om op sociale netwerken persoonlijke informatie met anderen te delen. Wij doen –natuurlijk, een enkeling uitgezonderd- niet anders. Natuurlijk is het niet de bedoeling om vanuit Nederland het sociale evangelie te verkondigen, maar het is goed om te zien dat de aanpak anders -en succesvol- is. Ook is er veel interesse voor tools. Gebruik je Tweetdeck of Hootsuite, of een andere tool. Wat is de strategie. En mag je wel zomaar content van een ander delen? Mooie vraag. Wat mij betreft is delen (en willen delen) de basis van online succes op sociale netwerken. Hoe ga je om met taalverschillen in één land, zoals België? En hoe anders is de wereld voor een uitgever van kennis en informatie, dan voor de buurman die een softwareproduct verkoopt?

Ook angst speelt een rol. “Ik heb niet op Twitter gedeeld dat ik bij dit evenement aanwezig ben”, meldde iemand. “Waarom niet”, vroeg ik. “Vanwege concurrentie: veel concurrenten volgen mij en ik volg hen. Ik wil ze niet wijzer maken dan dat ze al zijn.” En oké, dat kan een argument zijn. Maar we hebben het hier niet over staatsgeheimen; we praten in dit geval over deelname aan sociale netwerken. Zou de concurrentie echt geen idee hebben dat we hier over praten? Of –waarschijnlijker nog- zelf geen beleid vormen op hetzelfde terrein? Het is goed om hier over na te denken. Hoe ga je om met concurrenten, wat geef je weg, en: pik je ook iets op? Hoe ga je om met medewerkers en sociale media: gaan ze de hele dag Twitteren en Facebooken, hoe kun je in control blijven. Veel vragen, veel antwoorden. Een belangrijke les is: blijf innovatief. De concurrent kijkt naar ons product! Ja, natuurlijk doen ze dat. Dat doen wij toch ook? Straks maken ze het na! Tja, jammer, dan maken we een nieuwer en beter product. Twinfield is groot –en marktleider- geworden door innovatief te denken en te zijn. Want 12 jaar geleden bestond online boekhouden nog niet. Dat is visie. Blijf innovatief, blijf veranderen, en blijf op die manier de concurrent één –of nog liever meerdere- stappen voor. Mooi om onderdeel van de verandering binnen Wolters Kluwer te mogen zijn. Alle ‘landenteams’ zijn naar huis gegaan met heldere doelstellingen die moeten leiden tot een actieplan per land. Ben benieuwd; ik ga de voortgang zeker in de gaten houden!

Tekst: Raymond Koning, online en social marketeer voor Twinfield International N.V.

Verbinden? Gebruik Twitter of LinkedIn.

Het Accountancynieuws ICT Event stond geheel in het teken van standaardisering: de plek waar accountancy en ICT samenkomen. Standaardisering van administratieve processen is voor vele accountant- en administratiekantoren nog toekomstmuziek. Dagvoorzitter Fouk Tsang, lid van de hoofddirectie van Alfa Accountants en redactielid van Accountancynieuws maakte in zijn opening een duidelijk statement: veranderen moet, anders overleeft je business het niet. Dat standaardisering nog niet voor iedereen vanzelfsprekend is, bleek al in de eerste minuten uit de reacties op de kritische vragen van Tsang.

De vraag ‘wie is er al klaar voor SBR’ werd door slechts een enkeling positief beantwoord. Kantoren maken blijkbaar geen haast met het automatiseren van processen, terwijl bekend is dat vanaf 1 januari 2013 SBR het exclusieve aanleverkanaal zal zijn voor IB en VpB aangiftes. Bewustwording onder accountants van de grote veranderingen die hen te wachten staan lijkt misschien wel de grootste uitdaging.

Blauw en geel
Fouk Tsang stond ook even stil bij het profiel van de moderne accountant en deelt ze in in kleuren: blauw en geel. De blauwe professional is taakgericht en volgt alle procedures, de gele accountant is creatiever en communiceert beter. U zult niet verbaasd zijn dat het accountantsberoep meer blauwe dan gele accountants kent. Vervelend, want de blauwe accountants gaan het in de moderne wereld -volgens Fouk – niet redden.

Mark Appel, voormalig marketingmanager bij Twinfield, laat accountants zien dat ook social media een belangrijke rol speelt in de veranderende wereld. Het draait om het delen van waardevolle content, om klanten aan je te binden door ze te kunnen boeien. Appel benadert accountants als ondernemers, die een marketingplan moeten hebben met een social media strategie. Hij geeft ze handvatten om dit in de praktijk te brengen en neemt zijn eigen social media gebruik daarbij als voorbeeld.

Niet alleen social media speelt een grote rol bij de profilering van je bedrijf. Citrix presenteert de technologische ontwikkelingen die elkaar in hoog tempo opvolgen en welke invloed dit zal hebben op de werkwijze van accountantskantoren. Werknemers zullen hun eigen apparatuur inbrengen op de werkvloer (Bring Your Own Device) en Augmented Reality wordt gemeengoed. Cloud oplossingen zijn de toekomst: mensen kunnen altijd en vanaf iedere locatie werken. Wees voorbereid, is de boodschap.

Uiteraard was er ook aandacht voor operationele vraagstukken. Marcel Spoelstra, registeraccountant bij Spoelstra & Scherer, leidde het publiek door allerlei hostingmogelijkheden. Zijn verhaal maakte duidelijk dat dat werken in de cloud meer is dan een pc en internet verbinding.

Jelmer Nieuwenweg van PinkWeb benadrukte dat de workflow van de ondernemer en accountant op elkaar aangesloten moet zijn. De sleutel voor succes ligt in het efficiënt werken voor de accountant. Ook aandacht voor de medewerkers: actief zijn op het internet en transparant willen zijn vraagt discipline van je mensen. Het aanbieden van een chatfunctie waarbij men zelf not available is of status offline heeft, gaat niet werken. Online succesvol worden vergt tijd, betoogt Nieuwenweg.

Fabrieksmatig werken
BDO’s Alexander Leppink is een graaggeziene gast op symposia voor financieel professionals. ‘De behoefte blijft, alleen het proces verandert’, aldus Alexander Leppink. ‘Het is zaak efficiënt te administreren en te rapporteren en daar is verregaande standaardisering voor nodig. Wat Leppink betreft wordt de samenstelpraktijk omgedoopt in de administratie- en rapportagepraktijk.’ Is er dan helemaal geen maatwerk meer mogelijk? ‘Jawel’, vindt Leppink, ‘kijk maar naar het kunnen ontwerpen van je eigen Nike sneaker of het ontwerpen van een M&M smartie met eigen opdruk. Dit is allemaal mogelijk door de processen strak te organiseren en de gebruiker een uitgebreide set van mogelijkheden te geven. Zo zit de gebruiker zelf aan de knoppen en creëert hij zijn eigen maatwerkproces.’

Dat accountancy zich snel beweegt richting de cloud, daar is iedereen het wel over eens. De Belastingdienst moedigt dit zelfs aan. ‘ Wij zien het liefst iedereen online boekhouden’ meldt Theo Klarenbeek, werkzaam bij de Landelijke Toezichtorganisatie van de Belastingdienst. “Deze applicaties zijn eenvoudig op afstand te controleren. Belangrijk is wel dat werken via het internet op een veilige manier gebeurt. Dit vraagstuk staat centraal in het project Zeker Online: een keurmerk voor administratieve cloud oplossingen.”

André Kwakernaat van Twinfield vindt gehoor bij de zaal met zijn verhaal over online veiligheid. Data staan op meerdere servers die constant gemonitord worden, alle software wordt automatisch van de nieuwste updates voorzien, elk kwartaal vindt er een IT audit plaats en andere applicaties – waaronder de banken – hebben nooit rechtstreeks contact met de Twinfield applicatie. Twinfield legt klanten ook graag uit hoe belangrijk dataveiligheid is en hoe Twinfield hiermee omgaat. “Maar hoe strak je alles ook organiseert, de zwakste schakel in online veiligheid zijn de medewerkers”, waarschuwt Kwakernaat. “Ik adviseer bedrijven een  periodiek social engineering onderzoek uit te laten voeren. Hiermee wordt vastgesteld of medewerkers gevoelig zijn voor externen met kwade bedoelingen.”

Er blijkt veel enthousiasme te zijn om met kennis aan de slag te gaan, maar de welwillendheid om echt na te denken over standaardisering van processen en aan de slag te gaan met de meerwaarde van de accountant voor zijn eindklant is soms nog ver te zoeken. Dat vergt een andere manier van denken van de accountant. Precies, juist datgene wat veel sprekers centraal hadden staan in hun boodschap. In de komende maanden gaan we zien hoeveel accountants echt die vertaalslag kunnen gaan maken.

Tekst: Anne Hendriksen, Marketing en communicatie Twinfield

Met ingang van 1 januari 2011 kunnen werkgevers gebruik maken van de werkkostenregeling (WKR). Het gebruik van de WKR is facultatief voor de jaren 2011 tot en met 2013 en vanaf 2014 is de WKR verplicht voor alle werkgevers. Voor onderliggende informatie van de regeling verwijs ik u graag door naar de website van de Belastingdienst.

Belangrijk onderdeel van de werkkostenregeling is het inzichtelijk maken van de vergoedingen en verstrekkingen door de werkgever. Het inzichtelijk maken van de kosten in de boekhouding kan plaatsvinden op grootboekrekeningniveau of op kostenplaatsniveau. In Twinfield kan het op beide manieren worden ingericht.

Grootboekrekening
Het aanmaken van grootboekrekeningen kan heel eenvoudig in de sjabloonadministratie. Door middel van het koppelen (automatische koppeling / niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen) van de betreffende grootboekrekeningen aan de rapportagestructuur kunnen de net aangemaakte grootboekrekeningen in één keer naar alle geselecteerde administraties worden gekopieerd. Op deze manier kunnen op efficiente wijze de gewenste (nieuwe) grootboekrekeningen worden aangemaakt in alle administraties.

Kostenplaats
Het aanmaken van kostenplaatsen kan per administratie worden ingesteld. Om dit voor alle administraties in te richten, vereist dit XML-kennis. Dit kan door een van de Twinfield consultants worden uitgevoerd. De benodigde tijdsbesteding is afhankelijk van uw specifieke wensen. Vervolgens is het wel belangrijk om ook een aantal grootboekrekeningen te selecteren die -voor het inzichtelijk maken van de WKR- verplicht verbijzonderd moeten worden op kostenplaatsen. Hierna worden alle boekingen toegerekend aan een kostenplaats.

Beoordeling totale kosten
Na verwerking van de kosten in Twinfield kunnen de geboekte kosten op eenvoudige wijze worden geanalyseerd door middel van Twinfield Analysis. Met behulp van de Twincube “details” kunnen de betreffende grootboekrekeningen van alle administraties in de omgeving in een keer naar Excel worden geëxporteerd en daar, door middel van een draaitabel en/of filters per administratie, worden getotaliseerd. Aan de hand van de gebruikte BTW-codes kan dan eenvoudig de BTW worden teruggerekend en toegevoegd. Op deze manier kan het totaal van de onder de WKR vallende kosten per administratie worden beoordeeld met het fiscale loon. Zo richt u op een transparante en redelijk eenvoudige manier uw boekhouding in om op de juiste manier de vergoedingen en verstrekkingen vanuit de WKR inzichtelijk te maken.

Tekst: Albert Roos (volg Albert Roos op Twitter)!

Senior Adviseur Accountants Twinfield

Wat als je alles opnieuw zou mogen doen? Zou je het dan doen zoals je altijd hebt gedaan? Johan Boekestijn, van het gelijknamige administratiekantoor, hoefde hier zes jaar geleden niet lang over na te denken. “Toen ik 40 jaar geleden voor mezelf begon, hadden we nog geen keuze. Alles ging in prachtige boeken op schrift. Toen ik zes jaar geleden opnieuw voor mezelf begon, hadden we wél een keuze. En Twinfield maakte mij die keuze erg makkelijk. Online boekhouden werd voor ons de nieuwe standaard.”

Boekhouden wordt gemakkelijker en goedkoper
Michel Boekestijn, twee jaar werkzaam bij Boekestijn en sinds een jaar mede-eigenaar, onderstreept deze gedachte geheel: “Dankzij Twinfield kunnen we veel sneller werken. Voor de klant en onszelf. En dat bespaart ons tijd en de klant dus geld; boekhouden wordt gemakkelijker en goedkoper.”

Een lage rekening
Dankzij de de ervaring van Michel op het gebied van automatisering, heeft Boekestijn de afgelopen tijd gewerkt aan optimalisering wat betreft Twinfield. Michel: “We hebben gezocht naar softwarepartners die nauw met Twinfield samenwerken. Deze zoektocht leidde naar een aantal nieuwe producten: onze klanten kunnen hun inkoopfacturen nu scannen en mailen, waarna wij deze verwerken en direct in Twinfield boeken. Daarnaast gaat de loonadministratie ook geheel online en worden de journaalposten automatisch aan Twinfield gekoppeld. Al met al een tijdsbesparing voor onze klanten en onszelf, waardoor de rekening van onze klanten lager wordt en de cijfers sneller klaar zijn.”

Accountant of administratiekantoor?
Dankzij Twinfield kunt u dus veel besparen op uw boekhouding. Maar zijn er nog meer trucs om hierop te besparen? Johan: “Jazeker! Ondernemers kunnen een test doen op onze website www.johanboekestijn.nl,  genaamd ‘Account of administratiekantoor’. Uit de resultaten is gebleken dat in 95% van de gevallen een ondernemer niet verplicht een accountant nodig heeft. Veelal volstaat een administratiekantoor als de onze. En dat betekent een besparing tot wel 50% op de prijs die nu wordt betaald bij de accountant voor het verzorgen van de boekhouding en alle aangiften.”

Overstappen?
Overstappen wordt dankzij de overstapregeling van Twinfield heel gemakkelijk gemaakt. Twinfield is namelijk in staat om vanuit bijna ieder ander pakket een conversie te doen, zodat alle gegevens behouden blijven. Dus bent u ondernemer in de regio Westland, Midden Delfland of omgeving Maassluis en Vlaardingen en wilt u besparen op uw administratiekosten  maar ook sneller inzicht in uw cijfers en persoonlijk contact? Dan nodigen Johan en Michel Boekestijn u van harte uit op hun kantoor in De Lier voor een vrijblijvend gesprek. Maak een afspraak via e-mail, info@johanboekestijn.nl, of bel 0174 520 100. Website: http://www.johanboekestijn.nl

Auteur: Johan Boekestijn, directeur/eigenaar Administratiekantoor Johan Boekestijn

Tegenwoordig zijn er een viertal apps die samen de basis vormen voor mijn kennisvergaring:

Twitter
Flipboard
Zite
Read It Later

Het aantal mensen dat ik via Twitter volg loopt de spuigaten uit, meer dan 3.800. Elke dag lees ik wel weer interessante blogs en artikelen van mensen die ik volg via Twitter. Mijn timeline is daarmee een continue explosie van artikelen en informatie die nauwelijks meer te volgen is. In het begin dacht ik alles wel te kunnen lezen, maar die nobele gedachte heb ik allang achter me gelaten. Toch zorgt Twitter ervoor dat ik in de drivers seat zit en zelf bepaal wat ik wel en niet volg.

Op basis van de mensen die ik volg op Twitter wordt vervolgens met behulp van Flipboard op een zeer aantrekkelijke wijze een elektronisch magazine gepresenteerd waar ik makkelijk doorheen kan bladeren en reacties kan achterlaten of conversaties kan aangaan. Flipboard is voor mij nog steeds de absolute nummer 1 iPad app. Een realtime digitaal magazine helemaal toegespitst en toegesneden op mijn informatiebehoefte. Inmiddels biedt Flipboard tal van andere magazines zoals Engadget die gebaseerd is op de gelijknamige populaire gadget blog. Allerlei slimme algoritmes zorgen ervoor dat alleen die dingen getoond worden waarvan de app denkt dat het interessant is voor mij, tweeps waar ik vaak op heb geklikt of die ik vaak heb geretweet.

Een soortgelijke app betreft Zite, onlangs overgenomen door CNN, waarvoor complimenten omdat zij inzien dat dit de nieuwe manier van uitgeven wordt. Ook Zite is gekoppeld aan mijn Twitter account en rondom bepaalde thema’s worden hier ook artikelen geselecteerd die relevant zijn.

Als je vervolgens alle artikelen, blogs en infographics die naar me toe komen bij elkaar optelt dan is dat behoorlijk veel. Ik heb niet altijd de tijd om dit goed door te nemen. Daarvoor heb ik dan weer de app Read It Later. Binnen zowel Flipboard als Zite geef ik met één klik aan welke artikelen ik later rustig wil nalezen. In de Read It Later app staan al deze artikelen netjes op een rij, wordt bijgehouden wat ik wel en niet heb gelezen en creëer ik voor mezelf een soort van realtime naslagwerk over interessante onderwerpen. Briljant toch? Ik kan me niet voorstellen hoe een marketeer zich in deze informatiemaatschappij staande houdt zonder dergelijke tools. Naast het feit dat doelgroepen zich in toenemende mate op tablets en smartphones bewegen en dat marketeers zelf moeten ervaren hoe dit werkt, is het een goede manier om op de hoogte te blijven van de allerlaatste stand van zaken in je vakgebied.

Vinden dus in plaats van zoeken. Welke apps zijn voor jou onmisbaar?

Auteur: Mark Appel, marketing manager Twinfield

Wellicht is het u opgevallen, zorgverzekeraar VGZ is een opvallende campagne gestart waarin zij consumenten aanmoedigt om zorgverleners te beoordelen op haar website. Anderen profiteren daar weer van doordat ze keuzes kunnen maken die bij hen passen en aansluiten bij de persoonlijke wensen en eisen. Het is een resultante van de marktwerking die door de overheid in de zorgsector is geïntroduceerd met als doel dat de consument er at-the-end beter van moet worden door een kwalitatief betere zorgverlening. We vinden het heel normaal dat we via websites als kieskeurig.nl, zoover.nl en bellen.com allerhande producten en diensten met elkaar vergelijken maar zodra het ging om specialisten dan was dat tot voor kort een soort van taboe. VGZ doorbreekt deze taboe door transparantie en helderheid te brengen in die diensten die zij levert samen met haar partners. Ik kan me zo voorstellen welke discussies er in de aanloop naar een dergelijke vergelijker zich hebben afgespeeld binnen VGZ maar ook samen met haar partners (zoals specialisten, ziekenhuizen en andere zorgverleners). Ik moet zeggen dat ik het er erg goed uit vind zien. De wijze waarop wordt beoordeeld wordt netjes toegelicht en met de back-up van enkele brancheverenigingen wordt er in ieder geval zorgvuldig mee omgegaan. Dat moet ook wel want ik kan me zo voorstellen dat als je recht op de man af een specialist vraagt wat hij ervan vindt dat hij op een gestandaardiseerde manier wordt vergeleken met collega’s hij hier niet erg enthousiast over is. Toch is het onvermijdelijk voor elk type van dienst dat een soort van volwassenheidsstadium bereikt wanneer het gaat om verdienmodel en optimalisatie.

Trek ik de vergelijking met de accountancysector waarin wij zelf opereren dan zien we hier dezelfde tekenen. Inmiddels is het verwerken van een administratie dusdanig geoptimaliseerd en gestandaardiseerd waardoor het een commodity aan het worden is. Echter om kwalitatieve goede dienstverlening te leveren is het hebben van de informatie die als resultante hieruit voorkomt wel een vereiste. Deze informatie is nodig om echte klantwaarde te leveren waarbij een accountant de vertrouwenspositie als financieel adviseur en coach behoudt die hij door de jaren heen heeft opgebouwd. Steeds meer verwerkingsconcepten verschijnen in de markt net zoals het vorige week gelanceerde mijncijfersklaar.nl. Een verwerkingsformule met daarachter kennis en ervaring om met die cijfers vervolgens wat te gaan doen. Met de online productkiezer moedigen we kantoren aan om met een dergelijke formule aan de slag te gaan. Het dwingt kantoren na te denken over hun propositie en de toegevoegde waarde die zij wil blijven leveren. Het is een kwestie van tijd waarbij we ondernemers de mogelijkheid bieden om net zoals bij VGZ kantoren met elkaar te vergelijken. Het is voor ons de uitdaging om hier een systeem in te vinden die door de kantoren en de sector worden geaccepteerd en aanvaard. Prijs alleen mag slechts een klein onderdeel zijn van deze vergelijking, de kunst is om de kwaliteit van dienstverlening hierin een prominente rol te laten spelen. Wellicht kunnen we leren van het model van VGZ waarbij te zien is wanneer je een waardering als consument wilt toevoegen bij een zorgverlener dat dit zorgvuldig wordt gedaan. In de tv-commercial wordt het zeer herkenbaar en duidelijk weergegeven op basis van de welbekende likes en dislikes (duim omhoog en duim omlaag). Heeft u al bedacht hoe u zich hierop gaat voorbereiden?

Auteur: Mark Appel, marketing manager Twinfield

Waar komt het toch vandaan?
Wie kent bovenstaande discussie niet? Iedere keer opnieuw verbaas ik me over het feit dat hierover van administratief medewerker tot aan accountant verschillende meningen zijn toegedaan. Het zal u niet vreemd in de oren klinken dat veel accountants op basis van zogenaamde conceptboekingen de diverse aangiften voor hun klanten verzorgen. Uiteindelijk ben ik op zoek gegaan naar de ontstaansgeschiedenis van conceptboekingen die daarna definitief worden gemaakt. De partijen die ik heb gesproken zijn het SRA, de Belastingdienst, vooruitstrevende accountants en accountants die met pensioen zijn gegaan.

Tabellarisch kasboek
Dit was een uitstekend instrument om alle uitgaven en ontvangsten te registeren. Bedoeling was dat de boekhouder dit met een pen zou invullen en dat deze definitieve cijfers gebruikt zouden worden voor het opstellen van bijvoorbeeld een jaarrekening of BTW-aangifte. Soms kwam het voor dat de cijfers met een potlood waren neergezet en na goedkeuring overschreven werden met een pen. Hebben we hier te maken met de ontstaansgeschiedenis van het concept- en definitief boeken? Dan mag je toch voorzichtig concluderen dat de softwareontwikkelaars dit fenomeen niet hebben gecreëerd en dus de software als dusdanig op verzoek hebben ontwikkeld?

Indienen van OB-ICP aangifte
Nu ga ik zelf terug in de tijd. Ik werkte eind jaren ’80 als volgt. De administratie werd in een maatwerkpakket ingevoerd, waarbij je doorlopend alle boekingen kon wijzigen. Pas bij een jaarovergang werd een jaar definitief, namelijk het oudere jaar dat niet in de rapportage werd meegenomen. Als de boekingen waren ingevoerd werd een cumulatieve saldibalans opgevraagd. Daar haalde je de bedragen van de vorige BTW-aangiften van af en de nieuwe BTW-aangifte kon worden ingediend. Volgens mij doen nog erg veel intermediairs het nog steeds op deze manier en worden de uitkomsten in een aangiftepakket handmatig ingevoerd en verstuurd. Vandaag de dag, dus minimaal al 30 jaar, wordt deze wijze van indienen nog steeds toegepast. Ik hoef u niet aan te geven dat alle moderne en professionele administratieve pakketten als Twinfield u de mogelijkheid bieden om het anders en beter te doen.

Wat vindt de Belastingdienst er van?
Tijdens mijn onderzoek ben ik op bezoek geweest bij Theo Klarenbeek van de Belastingdienst. Ook Theo kon me hiervoor geen verklaring voor geven. Wel kwam hij met een aantal vragen en statements:

• Niet definitief boeken is ouderwets en geen goed koopmansgebruik;
• Voor wie doe je eigenlijk? Dus niet voor de Belastingdienst maar toch voor de klant zelf?
• Administraties die geen correctieboekingen bevatten zijn “meer verdacht” dan administraties die door een professional is gecontroleerd en gecorrigeerd;
• Het staat de ketenintegratie in de weg. Denk aan de XBRL uitvragende partijen, andere stakeholders en niet als de minst belangrijke partij, de aandeelhouders. Cijfers kunnen dus nog doorlopend zonder reden worden aangepast.
• Het toezicht vanuit de Belastingdienst zal zich toespitsen op de reproduceerbaarheid van de ingezonden aangiften (Oeps!)
• Is er een schaamtegevoel dat accountants niet kunnen boekhouden?
• Waarom meerdere keren dezelfde boeking controleren. Heeft men zijn/haar kwaliteit niet op orde?

Kunnen accountants dan niet boekhouden?
Deze vraag klinkt ook mij ontzettend vreemd in de oren en zou zomaar door een klant gesteld kunnen worden als hij dit zo leest. Natuurlijk kunnen ze boekhouden en iedere accountant die ik spreek bevestigt dit. Een perfecte administratie zonder discussiepunten is een unicum, zeggen alle partijen die ik heb geraadpleegd. Opvallend feit is dat als de administraties door de accountant worden gevoerd, deze vrijwel foutloos wordt opgeleverd. Dit in tegenstelling tot de administraties die door de klant worden gevoerd. Dan kan men het niet nalaten om elke foutieve boeking keurig met behulp van een memoriaalboeking te corrigeren. Dus waar komt die discussie nou vandaan? Niet uit het management of uit de hoek van de accountants begrijp ik. De discussie komt veelal uit de zogenaamde “productiehoek” en dat gaat van teamleiders tot administratief medewerkers. Argumenten als

• Tijdsdruk
• Een assistent of een beginneling
• De klant mag niet zien dat wij fouten maken
• Een sloddervos
• Een administratie die door meerdere mensen handmatig wordt ingevoerd.
• Hij of zij kende de klant niet goed
• Ik weet het beter
• Etc

Allemaal argumenten om het vooral niet te doen. Het kan aan mij liggen, maar ik begrijp het gewoonweg niet. Ik ben er nog niet helemaal uit. U wel?

Ontwikkelingen
Op dit moment worden de kaders gezet met betrekking tot horizontaal toezicht in de cloud en dat raakt Twinfield dus direct. De Belastingdienst is de initiator van het nog verder te ontwikkelen fenomeen. Aan deze discussies nemen diverse online leveranciers van boekhoudsoftware deel.
Het keurmerk “Zeker Online” is door de Belastingdienst geïnitieerd. Advies is om de website Keurmerk Zeker Online eens te bezoeken. Hier worden interessante zaken voor uw business aangehaald. Bijvoorbeeld “gegevens moeten ongewijzigd toegankelijk blijven voor ondernemer, accountant en belastingdienst tijdens de wettelijke bewaartermijn (ook bij faillissement van de dienstverlener of wanneer de ondernemer besluit over te stappen naar een andere)”

Discussie concept – definitief boeken
Ik heb dit stuk geschreven om alle betrokkenen eens te prikkelen over dit onderwerp. Graag nodig ik iedereen uit om deel te nemen aan de discussie! Ik ben benieuwd naar uw mening!

Tekst: Henk van Erp

Senior Advisor Twinfield

Volg Henk van Erp op Twitter!

Net nu het ‘jachtseizoen’ voor accountants- en administratiekantoren is gestart wordt de sector op de korrel genomen in een artikel: het bedrijfsmodel moet op de schop. Ik zeg bewust het jachtseizoen, omdat het vierde en eerste kwartaal historisch gebleken dé kwartalen zijn waarin ondernemers open staan om van kantoor te wisselen en over te stappen naar online dienstverlening. Dat het bedrijfsmodel op de schop moet is iets dat we wel vaker horen. Ik denk dat de meeste kantoren ook wel onderkennen dat er iets moet veranderen, de grote vraag is alleen wat. Op de Nationale Accountancydag is aandacht besteed aan de wijze waarop deze verandering kan worden ingezet en ook tijdens de Accountancynieuwsdag werd hier uitgebreid bij stilgestaan. Toch bekruipt mij het gevoel dat de sector het allemaal wel gelooft en haar weg vervolgd. Iedereen knikt ja maar doet verder niets. Een enkeling staat op, lanceert een aardig concept, maar of de massa in beweging komt? Dat is maar de vraag. Heden ten dage wordt slechts 8% van alle administraties online gevoerd. Dat betekent dat ruim 90% van de ondernemers er nog niet over nadenkt, er niet bij stil staat of er nooit naar vraagt. Hoe gaan we die code kraken? Oftewel, hoe gaat u ervoor zorgen dat uw kantoor de Wordfeud van de administraties gaat worden. Een beweging in gang zetten die zijn weerga niet kent.

We praten erover, bloggen erover om mensen te triggeren iets te doen. We proberen aan onze klanten concrete handvatten te geven die helpen een volgende stap te maken. Voorbeelden zoeken die laten zien op wat voor manier die beweging in gang gezet kan worden. Wij hebben niet alle wijsheid in pacht maar proberen wel die handvatten te bieden en die inspiratie te geven zodat iemand straks het licht ziet en opeens die code weet te kraken. Steef Visser van het kantoor Visser & Visser hield een mooi betoog op de #andag2011: “wat het betekent als kantoor als je van een ´uurtje factuurtje´ model naar product-prijsmodel migreert”. Daar komt naast de calculatie nog veel meer bij kijken. Zo moet het gedachtegoed intern breed gedragen worden en ingebed zijn in de wijze waarop een kantoor wordt aangestuurd en hoe de resultaten gemeten worden. Een enkeling dus, die niet alleen begrijpt welke richting het op gaat maar tevens beseft welke impact dat heeft op de rest van de organisatie. Het doet ons goed om te zien dat er zich voortrekkers in de sector bevinden die hun nek durven uit te steken en -sterker nog- deze kennis delen met hun beroepsgroep! Kennis delen en daarmee mensen weten te binden en te boeien. Visser & Visser is tevens één van de kantoren geweest die een belangrijke rol heeft gespeeld in de totstandkoming van de Online Productkiezer. Een online handvat dat we speciaal voor kantoren hebben ontwikkeld om op andere manieren nieuwe klanten te acquireren. Ik ben ervan overtuigd dat als Marius Woldberg, tevens spreker op de #andag2011, in zijn zoektocht naar een geschikte boekhouder alszijnde ZP’er op één van de online productkiezers terecht was gekomen, er een gesprek en wellicht een klant uit was voortgekomen. Succes met de ‘jacht’, wij helpen u graag een stapje verder.

Auteur: Mark Appel, marketing manager Twinfield

Mijn zoontje van 9 las vorige week een verhaal voor. In het verhaal liet een jochie aan zijn klasgenoten op het schoolplein zijn nieuwe aanwinst zien: een speelgoedraket. ‘Waar heb je die gekocht…’ werd hem gevraagd. ‘…In de raketwinkel!’ antwoordde hij trots. De blik in de ogen van mijn zoon sprak boekdelen. Een raketwinkel, iets wat nauwelijks voor te stellen is. Maar eigenlijk is die kinderdroom waarheid aan het worden. Iets breder getrokken, natuurlijk, maar we hebben het over winkels die zich richten op één speciale productgroep of zelfs één specifiek product. Je kunt het zo gek niet bedenken of er bestaat wel een specifieke winkel voor op het internet: zwembrillen, zonnebrillen, zwembroeken, sporthorloges, fietsonderdelen en ga zo maar door. Diegene die hier eigenlijk mee zijn gestart zijn de jongens achter Coolblue. Zij waren één van de eersten die met zogenaamde specialty stores kwamen per productgroep. Inmiddels hebben ze 49 verschillende internetshops, van waterkokerstore.nl tot stofzuigerstore.nl. Een formule die later door velen is gekopieerd en niet zonder succes. Beide genoemde voorbeelden zijn overigens voor delen in handen van Wehkamp, ook een winkel die geweldig met zijn tijd is meegegaan.

Het zegt iets over het koopgedrag van mensen en de waarde die wordt gehecht aan een (warenhuis-) merk of formule. Die waarde is namelijk een stuk minder dan vroeger. Voorheen waren we trouw aan formules als V&D, Bijenkorf en HEMA, tegenwoordig zijn we een stuk grilliger. Onze angst voor het kopen op het internet is allang verdwenen en dus doen speciality stores steeds beter hun werk. En zeg nou eens eerlijk, welke waarde zou u eraan hechten wanneer een zwembril van precies hetzelfde merk door Bijenkorf.nl of Zwembrilwinkel.nl wordt geleverd? Maakt niet uit toch? Het zijn consumenten voorbeelden die ik nu geef maar in hoeverre gaat dergelijk gedrag zich doorzetten richting diensten en dan ook nog eens in de zakelijke sfeer? Hoe lang zal het duren voordat er een speler komt op de markt zoals Bencom die diensten met betrekking tot de financiële administratie eens helder, transparant en duidelijk gaat weergeven en vergelijken? Speldenprikjes worden reeds uitgedeeld door initiatieven als Preferenso, die tot op heden nog niet echt beklijven bij de massa. Maar dat moment gaat zeker komen. Zijn het nu nog de wat obscure websites die het proberen met vergelijkers en kiezers, ook hier zal straks iemand opstaan die de gevoelige snaar weet te raken. Zal ik u op weg helpen? Domeinen als boekhoudstore.nl, administratiestore.nl, accountantscenter.nl en boekhoudcenter.nl zijn op het moment van het schrijven van deze blog post nog vrij. Gaat u het eerste kantoor zijn dat zo slim is om de Online Productkiezer op al deze domeinen te plaatsen? Ik ben ervan overtuigd dat ook in onze sector dergelijke speciality stores gaan ontstaan. En ik kan zo nog wel even doorgaan: jaarverslagenshop.nl en belastingaangiftecenter.nl zijn allemaal nog vrij! Wat zullen we doen, ons neerleggen bij die voor onmogelijk gehouden kinderdromen of zullen we ze gaan waarmaken? Wij dagen u uit!

Auteur: Mark Appel, marketing manager Twinfield